Нацдержслужба України наказом від 29.12.2012 № 256 затвердила форму первинного обліку державних службовців № П-2 ДС «Особова картка» та Інструкцію щодо її заповнення, яка набере чинності одночасно із Законом України від 17.11.2011 № 4050-VI «Про державну службу».

Зокрема, встановлено, що рівень володіння мовами зазначається: «читаю і перекладаю зі словником», «читаю і можу розмовляти», «володію вільно». За наявності диплома, свідоцтва тощо, зазначаються відомості про цей документ і рівень володіння мовами. Неодружені / незаміжні особи вказують батьків як членів сім'ї у разі, якщо вони спільно проживають, пов'язані спільним побутом, мають взаємні права та обов'язки.

Під час написання автобіографії претендентам на зайняття посади рекомендується вказувати причини перерв у трудовій діяльності, якщо вони мали місце.

Відомості про зміни в облікових даних працівника після заповнення особової картки заносять в таблицю після надання претендентом на посаду або державним службовцем офіційних документів про такі зміни із зазначенням дати, характеру і підстав зміни таких даних.