Порядок затвердження проєктних пропозицій:
1. Інформування: Адміністративний офіс програми Twinning (далі – АОП) інформує щороку до 15 травня державні органи про можливість залучення технічної допомоги ЄС у рамках інструменту Twinning.
2. Подання проєктних пропозицій: У разі наявності зацікавленості ініціатор проєкту Twinning готує і подає щороку до 15 липня АОП проєктну пропозицію Twinning за формами українською та англійською мовами;
3. Оцінка АОП: АОП здійснює аналіз та оцінку поданих проєктних пропозицій, у тому числі з урахуванням спроможності державного органу (установи) реалізувати проєкт;
4. Оцінка Представництва ЄС: Опрацьовані АОП проєктні пропозиції подаються на розгляд і схвалення Представництву ЄС в Україні. Це сприяє запровадженню системного підходу до щорічного програмування, ідентифікації та регулярному моніторингу проєктів Twinning;
5. Оцінка Робочої групи: З метою забезпечення координації впровадження інструменту Twinning, а також об’єктивності, прозорості та урахування інтересів усіх зацікавлених сторін, схвалений перелік проєктних пропозицій виноситься на Розгляд робочої групи з питань координації впровадження інструменту Twinning (представників Офісу Президента України, Урядового офісу координації європейської та євроатлантичної інтеграції, Національного агентства України з питань державної служби, Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України, Міністерства закордонних справ України та Представництва ЄС в Україні);
6. Затвердження: Робоча група з питань координації впровадження інструменту Twinning затверджує перелік проєктних пропозицій та на його підставі складає робочий план проєктів.
Після затвердження проєктної пропозиції Twinning:
1. Відповідний орган державної влади спільно із Представництвом ЄС та за підтримки АОП із залученням іноземних експертів (у разі потреби) розпочинає підготовку детального технічного завдання проєкту Twinning, в якому визначаються мета, цілі, результати проєкту та заходи щодо їх досягнення, основні компоненти проєкту;
2. Наступним кроком є відбір та оцінка пропозицій від держав-членів ЄС, які зацікавлені бути партнером українського органу в рамках реалізації проєкту Twinning;
3. Після того як партнера(ів) з європейської сторони обрано, розпочинається підготовка Twinning-контракту – угоди, яка визначає остаточні результати реалізації проєкту, заходи для їх досягнення (із зазначенням строку і критеріїв виконання) та обов’язки кожної зі сторін;
4. Після того, як контракт підписано, партнери переходять до стадії безпосереднього впровадження проєкту,
а ініціатор проєкту Twinning набуває статусу бенефіціара проєкту Twinning;
5. З метою здійснення контролю за реалізацією проєкту Twinning бенефіціар утворює наглядовий комітет, на засіданні якого розглядаються щоквартальні та підсумкові (за результатами реалізації проєкту) звіти.
Деталі подальших етапів реалізації проєкту Twinning передбачені Постановою Кабінету Міністрів України від 11 жовтня 2016 року № 700 (в редакції постанови Кабінету Міністрів України від 22 серпня 2018 року № 663) «Про затвердження Порядку ініціювання, підготовки та реалізації проєктів Twinning».
Процедури та вимоги щодо підготовки проєктних пропозицій Twinning
Проєктна пропозиція заповнюється відповідно до встановленого зразка (українською та англійською мовами), повинна містити інформацію про орган-бенефіціар та короткий опис майбутнього проєкту (назва, загальна мета, завдання, обов'язкові результати, проблема, на розв'язання якої спрямований проєкт) з урахуванням вимог до заповнення форм проєктних пропозицій.
Проєктна пропозиція Twinning готується з урахуванням:
- зобов’язань, взятих за міжнародними договорами України, у тому числі в рамках виконання Угоди про асоціацію між Україною, з однієї сторони, та Європейським Союзом, Європейським Співтовариством з атомної енергії і їхніми державами-членами, з іншої сторони;
- пріоритетних напрямів діяльності ініціатора проєкту Twinning;
- стратегічних напрямів залучення міжнародної технічної допомоги на середньостроковий період;
- інституційної спроможності ініціатора проєкту Twinning виконувати взяті на себе зобов’язання щодо реалізації проєкту Twinning, у тому числі наявності необхідних ресурсів;
- проєктів міжнародної технічної допомоги, у тому числі тих, реалізація яких завершена, у сфері державного управління, в якій передбачається реалізація проєкту Twinning.
Для реалізації проєкту Twinning бенефіціару проєкту необхідно:
- забезпечити постійного радника проєкту офісним приміщенням, оснащеним меблями, комп'ютерною технікою з підключенням до мережі Інтернет, засобами міжнародного телефонного (у тому числі факсимільного) та електронного зв'язку, копіювальною технікою;
- надати приміщення для проведення тренінгів, семінарів, конференцій, інших заходів у рамках проєкту.
Європейською Комісію фінансуються:
- робота та перебування постійного радника проєкту в країні-бенефіціарі;
- робота короткострокових експертів;
- витрати на підготовку та реалізацію проєкту;
- публічні заходи в країні-бенефіціарі: семінари, круглі столи, конференції (частково);
- навчальні візити;
- витрати на усний та письмовий переклади;
- витрати на аудит;
- в окремих випадках – спеціалізоване обладнання.
Крім того, бенефіціар проєкту Twinning для успішної реалізації проєкту має забезпечити проєкт відповідними кадровими ресурсами (призначити керівника проєкту, партнера постійного радника проєкту, створити робочі групи з питань підготовки та реалізації проєкту).
