Національне агенство державної служби України на виконання низки нормативних документів Кабінету Міністрів України та Президента України протягом декількох років планомірно виконує завдання щодо реалізації проектів електронного урядування в Україні, зокрема реалізації ідеології „електронний державний службовець” та „електронне міністерство”.

Це відповідає «Положенню про Головне управління державної служби України», затвердженому Постановою Кабінету Міністрів від 26.09.07 № 1180, зокрема, наступним основним завданням Нацдержслужби:
розроблення заходів щодо підвищення ефективності державної служби, координація та здійснення контролю за їх виконанням;
організація та координація заходів щодо проведення наукових досліджень з питань державної служби та служби в органах місцевого самоврядування.

Відповідно до зазначених завдань Нацдержслужба здійснює дослідження, створює дослідні зразки та впроваджує макети інформаційно-аналітичних систем, які автоматизують основні бізнес-процеси з метою підвищення ефективності державної служби. Після дослідного впровадження на власному прикладі, який відповідає типовій структурі центрального органу виконавчої влади, Нацдержслужба пропонує використовувати отриманий досвід та розроблені методичні матеріали для тиражування в інших органах системи державної служби.

Комунікативна складова

На найвищому державному рівні, зокрема Кабінетом Міністрів України, неодноразово наголошувалося на актуальності проблематики комунікативної складової роботи державних органів, зокрема в рамках підвищення ефективної співпраці з регіональними відділеннями державних органів. Національне агенство України з питань державної служби веде направлену політику щодо максимально ефективного залучення територіальних підрозділів в усіх напрямах діяльності. З цією метою було введено багато важливих проектів, зокрема і суб-сайти територіальних органів державної служби Головдержслужби України, і переведення територіальних управлінь на електронний документообіг. Але важливим фактором успішної взаємодії є також комунікативна складова, оскільки при існуючій практиці оперативність проведення нарад, переговорів та інших комунікативних заходів з представниками територіальних управлінь залишається на низькому рівні при достатньо високих витратах на їх організацію. Більшість з цих комунікативних проблем може вирішити сервіс конференцій в он-лайн режимі, оскільки за допомогою нього можна за короткий час без витрат на трансфер та добові оперативно вирішити службові питання.

Телефонний зв’язок

В умовах складної економічної ситуації та фінансової нестабільності держава робить все можливе для економії державних коштів та їх ефективного використання. Питання економії на всіх можливих витратах, зокрема і на телефонному зв’язку – є прикладне питання сьогодення. Оскільки електронна пошта не вирішує всіх питань ефективної та оперативної комунікації, тому для всіх органів влади залишається найефективнішим засобом комунікації телефонний зв’язок. Враховуючи територіальні розміри України витрати будь-якого державного органу на телефонний зв’язок складають відчутну частину оперативних витрат. Їх можна скоротити в десятки разів за допомогою технології ІР-телефонії.

Впродовж 2008-2009 р. відомча ІР-телефонія була впроваджена в центральному апараті Головного управління державної служби України та 5 пілотних управліннях державної служби Головного управління державної служби України у Дніпропетровській, Івано-Франківській, Одеській, Тернопільській та Кіровоградській областях.

Дослідна експлуатація існуючої системи інформаційної інфраструктури в пілотній зоні показала недоліки існуючого макету при його експлуатації.

З метою визначення оптимальних характеристик та проведення тестування макету інформаційної інфраструктури було прийнято рішення змоделювати типову структуру ЦОВВ, який має обласні територіальні органи (27) та підпорядковані організації (не менш двох), тобто розширити пілотну зону, підключивши до відомчої системи ІР-телефонії решту 22 територіальних управлінь, розташованих у обласних центрах, які вже забезпечені каналами первинного підключеннями до мережі Інтернет, та впровадити додаткові функції ІР-телефонії (мобільність, контроль доступності), в тому числі і в центральному апараті ГУДС.

Розширення пілотної зони наприкінці 2009 року дало змогу провести детальнішу оцінку якості макету інформаційної інфраструктури, визначити оптимальні характеристики та провести тестування для розробки методичних рекомендацій щодо подальшого використання макету в органах виконавчої влади, інтеграції галузевих ІР-мереж, визначити умови забезпечення захищеного обміну даними між інформаційно-аналітичними системами органів виконавчої влади.

Макет інформаційної інфраструктури складається з наступних елементів:

• єдиний макет мережі IP-телефонії для центрального апарату та регіональних підрозділив, який має вихід до телефонної мережі загального користування в кожному регіоні;
• підсистема організації та проведення відео-конференцій за участю керівництва або представників центрального апарату, його територіальних органів та підпорядкованих організацій з можливістю он-лайн трансляції на офіційному веб-сайті ОВВ;
• підсистема моніторингу, що забезпечує можливість отримання статистичних даних про використання засобів мережі ІР-телефонії та можливість контролю поточного стану мережі ІР-телефонії з відображенням можливих комунікаційних збоїв.

Також макет передбачає можливість подальшої модернізації та розширення функціоналу. Мережа IP-телефонії та відео зв'язку горизонтально масштабована та має технологію об'єднання довільної кількості мереж, побудованих за макетом, в єдину мережу голосового та відео зв'язку.

Інформаційна інфраструктура центрального органу виконавчої влади, який має територіальні структурні підрозділи та підвідомчі організації, з використанням ІР-телефонії дозволяє розв’язати наступні актуальні проблеми:

1. Забезпечення економії державних коштів в умовах світової кризи, зокрема:
зниження поточних витрат на підтримку застарілих систем аналогової телефонії;
зниження витрат робочого часу та коштів на відрядження;
економія на міжміських розмовах (тарифікація за передачу інформації здійснюється за допомогою мережі Інтернет, що набагато дешевше порівняно з тарифами на міжміські телефонні розмови);
економія поштових витрат та витрат на кур’єрську розсилку.

2. Вирішення комунікативних завдань державного управління, зокрема:
підвищення рівня та якості керування за рахунок простого в користуванні відео зв'язку;
оперативне проведення відео-конференцій, переговорів, нарад, засідань робочих груп, колегіальних органів;
підвищення ефективності роботи працівників та забезпечення виконання контрольних та аналітичних функцій на державному рівні;

3. впровадження системи комплексного захисту інформації в рамках важливих проектів електронного урядування, включаючи захищений доступ до відповідних систем та ресурсів (Національна база електронних особових справ державних службовців та посадових осіб місцевого самоврядування, система підтримки контенту сайтів ЦОВВ, система електронного документообігу з використанням електронного цифрового підпису, тощо).

4. Реалізація загальних завдань розвитку електронного урядування (реалізація ідеології „електронний державний службовець”, „електронне міністерство”).

Подальше впровадження макету інформаційної інфраструктури в інших органах державної влади дозволить також отримати кумулятивний позитивний ефект за рахунок об'єднання систем голосового та відео зв'язку органів влади. Це зробить комунікацію між різними органами влади значно дешевшою та ефективнішою.

Наявна інфраструктура складається з наступних елементів:

• мережа побудована на маршрутизаторах Cisco ISR 2851 (Національне агенство державної служби України) та Cisco ISR 2811 (територіальні управління);
• корпоративна розподілена телефонна мережа на базі Cisco Call Manager 6.0.1 та голосових шлюзів до мережі загального користування на базі Cisco ISR 2851 та Cisco ISR 2811;
• протокол реєстрації IP-телефонів на Call Manager: SCCP;
• типова конфігурація робочого місця, яка включає веб камеру та програмне забезпечення “Cisco Video Advantage”, яке взаємодіє з IP-телефоном по протоколу CDP;
• корпоративна система проведення відео конференцій по технолгогії Cisco та обладнання Cisco Unified Videoconferencing 3515 Multipoint Control Unit.

Усі елементи інфраструктури мають високий рівень інтеграції та працюють як єдина система.

Сьогодні корпоративна ІР-мережа Нацдержслужби об'єднує користувачів центрального апарату та підвідомчих установ - Центру адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу, Школи вищого корпусу державної служби та територіальних органів Головдержслужби в усіх областях та Автономній Республіці Крим. Систему ІР-телефонії Нацдержслужб побудовано на базі телекомунікаційних мереж загального користування. Для підключення до мережі територіальні органи застосовують канали з пропускною здатністю 2 Мбіт/с, а центральний апарат - до 100 Мбіт/с. Усі користувачі, об'єднані розподіленою мережею Головдержслужби, можуть установлювати моментальний відеозв'язок за допомогою як безпосередньо апарату ІР-телефону, так і прикладної програми Сіsсо Unified Personal Communicator, що виконує роль корпоративного телефонного довідника.
Для регламентації процедур та легітимізації проведення нарад у режимі відеоконференцій в Нацдержслужбі розроблено та затверджено:
1) наказ від 5 серпня 2010 року № 216 «Про використання ІР-телефонії в системі Головдержслужби», що затвердив порядок застосовування, адміністрування й технічного обслуговування ІР-телефонії;
2) наказ від 9 серпня 2010 року № 219 «Про затвердження Порядку підготовки та проведення нарад у режимі відеоконференції», яким, зокрема, затверджено Інструкцію з установлення, підключення й використання системи трансляції зображення робочого столу та Пам'ятку учасника наради, що проводиться в режимі відеоконференції з використанням технологій ІР-телефонії.
Створена в Національному агенстві України з питань державної служби система проведення відеоконференцій надає змогу:

• проводити наради за участю територіально віддалених учасників у будь-який час у звичному режимі презентацій робочих матеріалів;
• здійснювати централізований контроль за плануванням та проведенням нарад;
• створювати й використовувати шаблони (моделі) згідно із заданими форматами можливих нарад (список учасників типової наради, їх розміщення на екрані тощо);
• відслідковувати можливу зайнятість учасника в потрібний час;
• обирати для кожного учасника власний режим відображення (динамічний чи статичний);
• обирати макет відображення залежно від чисельності учасників;
• долучати нових учасників під час проведення наради;
• транслювати учасникам наради зображення власного робочого столу комп'ютера тощо.

Таким чином, Національне агенство України з питань державної служби відтепер має можливість оперативно, без зайвих зволікань та, що не менш важливо, в умовах постійної економії бюджетних коштів розв'язувати поточні завдання шляхом проведення нарад у дистанційному режимі

ВПРОВАДЖЕННЯ У СИСТЕМІ ГОЛОВДЕРЖСЛУЖБИ УКРАЇНИ ІНТЕГРОВАНОГО ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ З ВИКОРИСТАННЯМ ЕЛЕКТРОННОГО ЦИФРОВОГО ПІДПИСУ

Cьогодні у режимі безпаперового документообігу працює 100% персоналу центрального апарату Нацдержслужби, Центру адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу, Школи вищого корпусу державної служби, завершується інтеграція з її територіальними органами. Усіх працівників забезпечено особистими юридично значимими електронними цифровими підписами, які є головним інструментом забезпечення легітимності безпаперового документообігу.
Активне переведення документообігу Нацдержслужби у безпаперову форму почалось з 2004 року і мало на меті не створення формального дубляжу паперового обігу документів, а саме відмову від паперу та забезпечення функціонування легітимного повністю безпаперового документообігу.
Дивлячись у майбутнє, вже сьогодні можна говорити, що лише глобальний безпаперовий документообіг, об’єднавши у єдиній мережі органи влади, взмозі забезпечити швидкий цілісний документообіг, що ведеться за єдиними оптимальними правилами та регламентами, об’єднує усі типи документів, у тому числі ті, що містять інформацію із обмеженим доступом, скеровується єдиною загальнодержавною довідниковою базою, актуальність якої постійно підтримується на належному рівні, та забезпечує реальні можливості для зміни філософії організації роботи органів влади внаслідок відходу від практики контролю формального виконання документів та запровадження аналізу ступеня досягнення результату та якості кінцевого продукту.